paildの証憑管理機能は電子帳簿保存法のスキャナ保存及び電子取引に対応しています。電子帳簿保存法に基づき電子データを保存するにあたっては、利用システムの外部で満たすべき要件があり、準備が必要です。paild以外で扱う電子帳簿保存法の分野と併せて、対応をご検討ください。
目次
1. 電子帳簿保存の開始までのステップ
帳簿や書類を電子データ（電磁的記録）で保存することを認める電子帳簿等保存制度は、複数の制度から成っています。それぞれの制度について導入・運用に向けての検討が必要です。
- 利用する制度の選択と利用システム等の選定
- 自社の運用に合わせた規定・マニュアル等の整備
1-1. 利用する制度の選択と利用システム等の選定
paildでは、電子帳簿保存法の制度のうち、電子取引とスキャナ保存に対応しています。
| 制度 | 対応 | 概要 | paildで対応 |
|---|---|---|---|
| 電子取引 | 2024年1月より義務化 ※1 | データでやりとりした書類（注文書・領収書・請求書等）をデータのまま整理して保存する | ◯ |
| スキャナ保存 | 任意 ※2 | 紙でやりとりした書類（注文書・領収書・請求書等）をスキャン（写真撮影）してデータで保存する | ◯ |
|
帳簿・書類 |
任意 | 会計ソフト等で作成した帳簿・決算関係書類等をデータのまま保存する | ✕ |
※1 プリントアウトした書面を保存して対応できる宥恕措置が2023年末に終了しますが、新たな猶予措置も整備されます（詳細は国税庁パンフレットからご確認ください）
※2 スキャナ保存を開始する前に発生した過去分の重要書類をスキャナ保存する場合、税務署に届出をする必要があります。
1-2. 自社の運用に合わせた規定・マニュアル等の整備
電子帳簿保存法の対応のための検索、真実性の確保等の要件を満たすことは、市販のWebサービス等の利用で満たすことができます。その一方で、書類の備付や、ディスプレイ等の見読可能装置の備付が別途対応が必要となります。
具体的には、下表に挙げる書類の備付が必要です。
| 書類 | 概要 | paildで対応 |
|---|---|---|
| 操作説明書等 |
市販のSaaSを利用する場合、操作説明書 （開発したシステムの場合、システム概要書や開発に際して作成した書類等） |
ヘルプページが該当し、追加対応は不要 |
| 事務の処理を定めた規程 |
作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたもの （業務サイクル方式とする場合に真実性の確保のため必要※） |
本ページのサンプル |
|
事務の手続を明らかにした書類 |
手順や日程を明らかにしたマニュアル | 本ページのサンプル |
※ 記録事項の入力タイミングを受領後速やか（概ね7営業日以内）に行うのではなく、業務の処理に係る通常の期間（最長2ヶ月）を経過した後、速やかに行う方式のこと。電子取引の一部ケースと、スキャナ保存で業務サイクル方式とする場合に事務処理規程が必要（電帳法施行規則第二条6項1、第四条1項）
見読可能装置については、14インチ（最大径が35cm）以上のフルカラーカラーディスプレイ及びカラープリンタを整備し、速やかに出力可能にします。
2. 事務処理規程等のサンプル
国税庁のサンプルをもとにしたモデル書類です。内容を確認し、自社に合わせた形に変更してご利用ください。
2-1. 事務処理規程のサンプル
2-2. 事務の手続を明らかにした書類のサンプル
３. 参考リンク