ウォレット残高の確認方法についてはこちらからご確認ください。
法人カードでは、利用日は10月で確定日は11月となるなど、利用から月を跨いで確定するカード利用明細が発生することがあります。月次の締めが早い会社では、会計システムの残高を正しくする上でこの点に注意が必要です。
目次
1. 残高のズレの発生例
| （例）3月29日に取引先と会食をしてpaildカードで5万円支出した。その後、4/7に当該明細は確定した。 |
この時、月次の締めが早い会社では、次のようなことが起こりえます。
- 4/2に3月の経費を締めて、4/6にマネジメントに報告した
- 4/7に5万円のカード利用明細が確定し、会計システムにAPI連携された
- 4/8に会計システム側でカード利用明細を通常通り会計処理した
- 即ち、3/29の日付で仕訳が計上された
- 4/8以降に、報告時点から3月の経費とpaildへの預け金の残高がズレていることに気付いた
特に翌月初時点では、後から前月の確定明細が生じうるということを意識しておく必要があります。
2. A カード利用明細を元に会計処理する場合
paildでは未確定明細を含めてカード利用明細を取得できる機能があります。月次の締めが早い会社では、これを参照し、内容を取捨選択して会計処理することでタイムリーな締めが可能となります。
なお、次の点は留意が必要です。
- 未確定明細には、カードの有効性確認の関係で未確定のまま残り続けるカード利用明細もあります
- これらを会計処理をする必要はありません。自動的にキャンセルされ、ウォレットに利用可能額が戻ります
- 未確確定状態で会計処理したカード利用明細を確定後に重複して処理しないよう留意する
- 特にAPI連携を有効にしている時に留意します
3. B ウォレット残高を正として会計処理する場合
ウォレットの残高はこちらの方法で確認できます。月跨ぎで未確定から確定明細に時間経過で変化するものに留意する必要があります。
| （例）3月29日に取引先と会食をしてpaildカードで5万円支出した。残高証明書は4/1に発行したが、その時点では当該の会食の明細は未確定であった。その後、4/7に当該明細は確定した。 |
この時、後から確定した前月の明細によって、ウォレットの残高と会計システム上の残高がズレないように処理する方法がいくつかあります。
後から確定した明細について、月末月初で戻しを入れる対応
確定した明細は通常通り処理し、他方で、月末と月初に戻しを入れて、残高と整合させるという対応です。
仕訳：
| 3/29 | （借）交際費 50,000 | （貸）paild 50,000 | ※ paildは預け金等 |
| 3/31 | （借）paild 50,000 | （貸）交際費 50,000 | |
| 4/1 | （借）交際費 50,000 | （貸）paild 50,000 |
後から確定した明細について、翌月初で計上する対応
簡便的に処理したいケースでの対応です。証憑と計上日付にズレがあるので、メモ等を残す事が必要です。
仕訳：
| 4/1 | （借）交際費 50,000 | （貸）paild 50,000 |