カード利用の直後から支出に領収書の証憑ファイルを関連付けて、リアルタイムに証憑を整理できます。電子帳簿保存法に対応し、証憑として登録したファイル（電子取引データまたはスキャン文書）については物理的には訂正・削除できないようになっています。証憑は税法上の法定期間（最長10年）を超えて保存できます。
目次
1. 証憑原本のスキャン
原本がある証憑をスキャンする（写真を撮る）場合には、200dpi相当以上の解像度である必要があります。
1-1. 領収書原本をスキャンする場合
スキャナーや複合機で原本をスキャンする場合、解像度200dpi 以上、フルカラー（24bitカラー、RGB256階調）の設定で実施してください。
1-2. 領収書原本の写真を撮る場合
十分な解像度の写真を撮影するため、800万画素以上のカメラを推奨します。
写真を撮影する際の注意点：
- 領収書を鮮明に確認できるよう、領収書全体がカメラのフレームにちょうど収まるように写真を撮影してください。
- A4サイズ以下の場合、A4サイズであるとしたときの解像度のチェックをするため、写真をトリミングする必要はありません
- ※ このとき、写真撮影の範囲全体がA4サイズを超えないようにご注意ください
- 新しい機種のスマートフォン等のカメラで撮影する
- センサーの性能が向上すると、鮮明でブレの少ない撮影がしやすくなります
- 明るい場所で撮影する
- ブレていない写真を用いる
2. 証憑ファイルのアップロード
証憑ファイルは複数の方法でアップロードが可能です。
2-1. 領収書提出依頼メールからアップロード
予め、領収書提出依頼メールを配信させたいカードについてこちらの方法で有効化します。
カード利用時に受信する領収書提出依頼メールにて、「入力画面へ」のリンクから入力するか、証憑ファイルを添付して返信します。
返信によってアップロードが完了した際は、カード利用者に完了通知メールが配信されます。
2-2. 支出の詳細画面からアップロード
支出の詳細画面には、次の画面から個別の支出をクリックしてアクセスできます。
- 入出金履歴（「取引」権限）
- あなたの利用明細（「利用」権限）
「取引」または「利用」権限を持つメンバーは、支出の詳細画面の右「証憑情報」の「＋領収書ファイルを追加」をクリックして証憑ファイルをアップロードできます。（pdf/jpg/jpeg/png形式）
2-3. SaaSカードの受信メールからアップロード
SaaSカードのSaaS専用メールアドレスで受信した添付ファイルも、証憑ファイルとして利用可能です。支出詳細画面から証憑ファイルの新規登録操作をすると、選択肢として表示されます。
3. 証憑情報の登録
電子帳簿保存法・スキャナ保存に対応する場合、証憑情報の登録（編集の締切時に完了）までを受領後速やかに（おおむね７営業日以内）実施する必要があります。
（証憑の情報登録までの各事務の処理に関する規程を定めている場合、自社の業務処理サイクルの期間とおおむね7営業日以内に完了させる）
3-1. 証憑ファイルの記録情報を編集する
「取引」または「利用」権限を持つメンバーは、追加後の領収書ファイルの右下の表示から、電子帳簿保存法の記録事項の情報を編集できます。
証憑に関する情報をそれぞれ確認し入力し「保存」をクリックします。
※ 記録項目（取引日/取引金額/取引先）は必須項目につき、ブランクにすることはできません
※ 紙の原本がある場合、必要な情報が少し多くなります
情報の入力完了後、編集の締切操作を実施すると証憑の情報登録が完了します。保存情報のうち、解像度や画素数等は証憑検索画面で確認できます。
登録完了後にも締切を解除して記録項目（取引日/取引金額/取引先）の変更ができますが、後述のとおりすべてログが残り、変更前の情報を確認できます。証憑として登録された記録項目等及びファイル（電子取引データまたはスキャン文書）自体はクラウドサーバに保存され、法令に定められた保存期間中は記録されたデータそのものの訂正・削除ができません。
なお、支出の編集が締め切られている間は、証憑ファイルの操作は実施できません。
3-2. 証憑や支出に関する情報を記録する
案件番号等、会計システムへの連携が必要な証憑や支出に関する情報は、明細行として入力するか、画面右の「その他の情報」サイドバーから備考メモとして入力します。明細行も備考メモのいずれも、会計処理用に出力が可能です。
なお、会計システム側でカード利用明細の情報（利用日/金額/利用店舗名）を保持する場合、それを元にpaildの入出金履歴を特定して証憑を確認することも可能です。
電子帳簿保存法では帳簿書類間の関連性の確保が求められているため、①備考メモの連携または②カード利用明細情報の連携、いずれかの方法によって相互に関連する書類と帳簿を確認できる状態にします。
3-3. エラーとなる場合について
原本が存在する場合、下記に該当するとアラートが表示されます。
- 画像ファイルにEXIF情報があり、要件を満たさない
- 原本サイズに対して画像の解像度が粗い（200dpi相当以上の解像度でない）
- 色階調がフルカラー（24bitカラー、RGB256階調）でない
- 画像ファイルにEXIF情報がない
- EXIF情報はカメラでの撮影時に付与される情報です
- チャットアプリ等に画像をアップロードするとEXIF情報は削除されることがあります
後者の場合、EXIF情報が取得できないだけであり、解像度200dpi相当以上かつRGB256階調相当以上のフルカラーのファイルであるときは、証憑として登録して問題ありません。
なお、200dpi相当を満たす画像とは、A4・A5サイズの場合で次のようになります。
| 原本サイズ | 200dpiを満たすのに 必要なピクセル数 |
画素数の目安 |
|---|---|---|
| A4（縦297㎜ 横210㎜） | 2,338×1,654 | 約387万画素以上 |
| A5（縦210㎜ 横148㎜） | 1,654×1,166 | 約193万画素以上 |
※ 一般的なスマートフォンであれば、十分なカメラ性能があります（例：iPhone 5の背面カメラは800万画素、初代Pixelの背面カメラは1200万画素）。
3-4. 証憑の表示について
証憑は、支出の詳細画面に表示される他、アクションログのプレビュー表示をクリックしてプレビュー表示できます。また、証憑ファイルをダウンロードし、ダウンロードした端末のビューアで表示することも可能です。
なお、電子帳簿保存法では、証憑ファイルをカラーディスプレイに速やかに出力できるようにしておく必要があります。paildはブラウザ上で動作するため全てのサイズのディスプレイでフルカラー表示できます。サイズ: 14inch(35cm)以上・RGB256階調相当以上のフルカラーに対応したディスプレイを具備して利用します。
1ページ全体を表示する
ファイルプレビュー表示では、画像全体が表示されます。
PDFファイルの場合にページ毎のプレビューが表示されてしまう場合、プレビュー欄左上の表示をクリックして非表示にしてください（※ 利用中のブラウザによって表示は異なります）。
特に証憑を画面上に大きく表示したい場合は、画像をダウンロードしてください。
拡大縮小する
証憑ファイルのプレビュ―画面では、プレビュー画面右下の「＋」「－」のボタンから表示の拡大縮小ができます。
3-5. 証憑ファイルの印刷について
電子帳簿保存法では、証憑ファイルを書面に速やかに印刷できるようにしておく必要があります。解像度:200dpi以上・RGB256階調相当以上フルカラー、想定する最大サイズの用紙に対応したプリンタの備え付けが必要です。
PDFファイルの場合、プレビューに表示されるプリンターのアイコンから印刷できます。
画像ファイルの場合、プレビューに表示される「ダウンロード」ボタンから画像を保存した上で印刷してください。
PDFファイルの場合はAdobe Acrobat Reader、画像形式ファイルの場合は画像ビューアソフトから、倍率・向きを指定して印刷します。フルカラー印刷はプリンタのオプションで指定します。
4. アクションログへの反映
証憑として登録される情報及び入力者については、各証憑ファイルへの操作（新規登録や変更、削除）をする毎にすべてアクションログに記録されます（物理的な訂正・削除は実施できません）。証憑ファイルの差し替えや記録項目（取引日/取引金額/取引先）の修正を実施した場合でも、過去の変更前の情報を確認できます。
また、アクションログの時刻では、スキャナ保存におけるタイムスタンプ代替機能としてAWSの時刻情報が記録され、いかなるユーザーも変更できません。
記録項目を修正した場合
変更の差分がアクションログに残り、新たなバージョンとして情報が登録されます。過去のバージョンの情報は過去のアクションログから確認できます。
証憑ファイルを差し替える場合
登録済みの証憑ファイルの登録を解除し、新たにファイルをアップロード・情報登録します。過去のバージョンの情報は過去のアクションログから確認できます。
5. 証憑の検索
証憑検索画面では領収書を検索でき、検索結果を印刷できます。
証憑の一覧・検索画面には、「取引」権限のメンバーがアクセスできます。paildの管理画面右上の表示をクリックし、「証憑検索画面」をクリックしてアクセスします。
- 金額の隣のアイコンから証憑をプレビューできます
- 原本サイズが「-」と表示されているものは、A4サイズ以下で原本が存在する証憑です。「原本なし」と表示されているものは原本が存在しない電子取引の証憑です。
- 状態が「無効」となっている証憑は一度証憑として情報登録されたのちに登録が解除されたファイルです
5-1. 証憑の検索
画面上部の検索欄に入力して「検索実行」をクリックすると、条件を満たす証憑のみが一覧で表示されます。日付と金額については範囲検索ができる他、複数の条件を組み合わせた検索が可能です。
※ 日付範囲には制約がなく、課税期間を通して検索できます
5-2. 検索結果の印刷
証憑を検索した結果の一覧情報は「印刷」ボタンから印刷できます。
印刷ボタンをクリックするとブラウザの印刷ダイアログが表示されます。送信先としてセットアップしたプリンターを選択すると印刷を実施できます。
※ 表示は利用中のブラウザによって異なります
6. 証憑のエクスポート
証憑ファイルのプレビュー画面より、ファイルをダウンロードできます。
一括出力や自動出力については、今後機能を追加予定です。