[SaaS管理]メニューでは、SaaSの契約管理や証憑回収管理ができます。SaaSにまつわる情報を集約して可視化し、実効性のあるSaaS管理を支援します。
目次
機能の概要
SaaS管理機能でできることは次の通りです。可視化が必要でありつつも、継続したメンテナンスが難しいSaaSの契約リストについて、情報が集まってくる機能で生きた管理を実現します。
- SaaS契約の一覧化
- SaaS専用カードと連動し、自動で最新の支払い情報が集まります
- 漏れてしまいやすい、継続支払いの証憑回収を徹底
- SaaS専用メールアドレスを持ち、メールで情報を集約できます
- SaaS専用カードでは、それぞれのカード利用明細に証憑メールを関連付けることができ、カード利用明細とメールの関連付けが証憑回収のチェックリストになっています
SaaSの一覧画面では、直近の支払情報と証憑の回収状況などが一覧化されます。
SaaSの詳細表示では、カード、メールアドレス、カード利用明細、証憑連携状況が表示されます。
SaaSの詳細表示におけるメールのタブでは、受信メールの一覧が表示されます。クリックすると本文が表示され、添付ファイルの確認・ダウンロードの他、印刷ボタンからのPDF出力が可能です。
※ ゲスト権限のユーザーは、決済と連携されたメールのみを確認できます。
留意点:
- 作成したSaaSカードは、2022年7月現在削除することができませんが、一時停止にすることは可能です。
- 証憑の連携状況は、2022年7月現在CSV出力や会計サービス連携に反映されません。連携したい場合は「備考メモ」にメモを残す必要があります。
SaaSカードの登録
1.管理者ユーザーがpaildにログインし、SaaS管理タブにアクセスします。「+ 新しくSaaS専用作成カードを作成」のパネルをクリックします。
2.新規にSaaS専用カードを発行するか、既存のカードをSaaS専用カードへ切り替えるかを選択します。SaaSのサービス名を入力して選択し、カード情報を入力していきます。(一覧にないサービスについては、文字列を入力して追加できます)
3.カード名や利用限度額・タグ等を入力しカードを作成します。(※ 既存のカードをSaaSカードに切り替える場合、このステップは省略されます)
4.SaaS管理の一覧に追加したサービスが表示されます。サービスのパネルをクリックすると、SaaSカードの詳細情報を確認できます。
SaaSの詳細表示では、下記の情報を確認できます。(カードのパネルをクリックすると、当該カードの詳細画面へアクセスできます)
- カード情報
- カード利用明細
- メールアドレス
- メールボックス・受信したメール
SaaS証憑の回収管理
カードの利用明細があるとき、SaaSの「詳細タブ」のカード利用明細一覧より、チェックマークのアイコンをクリックして、カード利用明細に対して証憑メールを関連付けすることができます。また、吹き出しマークのアイコンからカード利用明細に対して備考メモを入力することもできます。
(表示されるのは、確定したカード利用明細です)
カードの利用明細に対して証憑メールが連携されていないとき、SaaS管理の一覧画面ではサービス名の隣に未連携数が表示され、証憑の回収状況が管理されます。
カード詳細画面での表示について
[カード]メニューのカード詳細画面でも、SaaSカードのサービス名やメールアドレスが表示されます。こちらの画面からは、カードに招待された一般利用者も情報を確認できます。
導入の手順
SaaS管理の利用にあたっては、一般に次のようなステップが必要です。
- 利用中のSaaSの洗い出し
- カードの利用明細等から利用中のSaaS一覧をスプレッドシート等で作成
- 各SaaSのオーナーと領収書の入手方法の把握
- 社内から情報収集
- 各SaaSの証憑提出フローの確定
- 入手形態に応じて決定
- メールに記載またはメールに添付
- ログインしてダウンロード
- 入手形態に応じて決定
- paildで[SaaS管理]メニューよりSaaS専用カードを発行し、各SaaSのオーナーにカードを共有
- SaaSへカード情報を登録してもらい、
- SaaS専用メールアドレスをサービスに登録してもらう
- または、SaaS専用メールアドレスに毎度メールを転送してもらう
- SaaSへカード情報を登録してもらい、
電子帳簿保存法における整理について
2022年1月1日以降の電子帳簿保存法・電子取引関係への対応として、3通りのアプローチがあります。
- 電子帳簿保存法対応のシステムを導入
- ファイル名に日付・取引先・金額を含めた命名規則を徹底した上でオンラインストレージに保存し、一括ダウンロード可能にする
- ※ 正当な理由のない訂正や削除を防止する事務処理規定が必要
- ファイルを検索できる検索簿を整備する
- ※ 正当な理由のない訂正や削除を防止する事務処理規定が必要
paildのSaaS管理の証憑回収は、
- 上の2つで対処する際は、回収管理用の機能という位置づけとなります。
- 検索簿でアプローチする場合、SaaS証憑の保存場所という位置づけとして整理できます。
他のシステムのご利用状況に合わせて、ご活用ください。