［SaaS管理］メニューでは、SaaSの契約管理や証憑回収管理ができます。SaaSにまつわる情報を集約して可視化し、実効性のあるSaaS管理を支援します。

機能の概要

SaaS管理機能でできることは次の通りです。可視化が必要でありつつも、継続したメンテナンスが難しいSaaSの契約リストについて、情報が集まってくる機能で生きた管理を実現します。

SaaS契約の一覧化
- SaaS専用カードと連動し、自動で最新の支払い情報が集まります
漏れてしまいやすい、継続支払いの証憑回収を徹底
- SaaS専用メールアドレスを持ち、メールで情報を集約できます
- SaaS専用カードでは、それぞれのカード利用明細に証憑メールを関連付けることができ、カード利用明細とメールの関連付けが証憑回収のチェックリストになっています

SaaSの一覧画面では、直近の支払情報と証憑の回収状況などが一覧化されます。

SaaSの詳細表示では、カード、メールアドレス、カード利用明細、証憑連携状況が表示されます。

SaaSの詳細表示におけるメールのタブでは、受信メールの一覧が表示されます。クリックすると本文が表示され、添付ファイルの確認・ダウンロードの他、印刷ボタンからのPDF出力が可能です。

※ ゲスト権限のユーザーは、決済と連携されたメールのみを確認できます。

留意点：

SaaSカードの登録

１．管理者ユーザーがpaildにログインし、SaaS管理タブにアクセスします。「＋新しくSaaS専用作成カードを作成」のパネルをクリックします。

２．新規にSaaS専用カードを発行するか、既存のカードをSaaS専用カードへ切り替えるかを選択します。SaaSのサービス名を入力して選択し、カード情報を入力していきます。（一覧にないサービスについては、文字列を入力して追加できます）

３．カード名や利用限度額・タグ等を入力しカードを作成します。（※ 既存のカードをSaaSカードに切り替える場合、このステップは省略されます）

４．SaaS管理の一覧に追加したサービスが表示されます。サービスのパネルをクリックすると、SaaSカードの詳細情報を確認できます。

SaaSの詳細表示では、下記の情報を確認できます。（カードのパネルをクリックすると、当該カードの詳細画面へアクセスできます）

カードの利用明細があるとき、SaaSの「詳細タブ」のカード利用明細一覧より、チェックマークのアイコンをクリックして、カード利用明細に対して証憑メールを関連付けすることができます。また、吹き出しマークのアイコンからカード利用明細に対して備考メモを入力することもできます。

（表示されるのは、確定したカード利用明細です）

カードの利用明細に対して証憑メールが連携されていないとき、SaaS管理の一覧画面ではサービス名の隣に未連携数が表示され、証憑の回収状況が管理されます。

［カード］メニューのカード詳細画面でも、SaaSカードのサービス名やメールアドレスが表示されます。こちらの画面からは、カードに招待された一般利用者も情報を確認できます。

SaaS管理の利用にあたっては、一般に次のようなステップが必要です。

利用中のSaaSの洗い出し
- カードの利用明細等から利用中のSaaS一覧をスプレッドシート等で作成
各SaaSのオーナーと領収書の入手方法の把握
- 社内から情報収集
各SaaSの証憑提出フローの確定
- 入手形態に応じて決定
  - メールに記載またはメールに添付
  - ログインしてダウンロード
paildで［SaaS管理］メニューよりSaaS専用カードを発行し、各SaaSのオーナーにカードを共有
- SaaSへカード情報を登録してもらい、
  - SaaS専用メールアドレスをサービスに登録してもらう
  - または、SaaS専用メールアドレスに毎度メールを転送してもらう

2022年1月1日以降の電子帳簿保存法・電子取引関係への対応として、3通りのアプローチがあります。

電子帳簿保存法対応のシステムを導入
ファイル名に日付・取引先・金額を含めた命名規則を徹底した上でオンラインストレージに保存し、一括ダウンロード可能にする
- ※ 正当な理由のない訂正や削除を防止する事務処理規定が必要
ファイルを検索できる検索簿を整備する
- ※ 正当な理由のない訂正や削除を防止する事務処理規定が必要

paildのSaaS管理の証憑回収は、

他のシステムのご利用状況に合わせて、ご活用ください。