※ 管理者向けの決済通知機能についてはこちら
カード利用者向けの「領収書提出依頼メール」は、カード決済直後に配信され、カード利用に関する報告をより簡単にできるようにします。スマートフォンからも利用でき、外出中に報告したい場合などにおすすめです。
目次
1. 領収書提出依頼メールの有効化
提出依頼メールを配信させたいカードについて、「管理」権限を持つメンバーが通知を有効化します。各カードについて、共有するメンバー毎に有効/無効を設定できます。
カードの新規発行時の有効化
カードを共有するメンバーを選択する際に設定します。
発行済みのカードで有効化
「カード管理」画面から設定できます。各カードの詳細情報の「共有されたメンバー」のタブより変更できます。
2. 領収書提出依頼メールの内容
領収書提出依頼メールは、有効化されているメンバーに対してカード利用時に即時で配信されます。入力画面へのリンクと決済の情報が記載されており、後述する2通りの方法で活用できます。
- 「入力画面へ」のマジックリンクへアクセスして入力する
- メールに返信することで入力する
3. マジックリンクからの証憑アップロード・明細入力
領収書提出依頼メールに記載された「入力画面へ」のリンクから、決済直後であればログインレスで簡易的に明細情報・証憑情報を報告できます。詳細に入力したい場合、画面右上の「ログイン」ボタンからログインして入力します。
※ 決済直後でない場合や詳細な入力が必要な場合でも、ログイン補助があるので便利に利用できます
なお、マジックリンクから期限内に再アクセスした場合、以前登録された明細情報・証憑情報について内容は表示せず、入力の有無のみを表示します。内容を確認したい場合はログインします。
※ 利用明細の確定後は本リンクは利用できなくなります。
証憑ファイルのアップロード
「＋領収書ファイルを追加」をクリックして証憑ファイルをアップロードできます。（pdf/jpg/jpeg/png形式）
画面上には表示されませんが、登録番号のOCR処理も実施されます。
証憑ファイルが次に該当する場合等で情報の編集が必要な場合は、ログインして証憑情報を編集してください。
- 原本があり、A4サイズを超える証憑
- 原本があるpdf形式のファイル
- 原本がないjpg/png形式のファイル
明細情報の登録
費目、金額、摘要を入力して登録します。費目の選択については経理部門の指示に従ってください。
※ 摘要欄は入力が要求される場合に表示されます
※ 経理担当者入力モードでの入力が必要な場合、ログインして入力します
4. メール返信による証憑アップロード・メモ入力
メモと証憑を記録できますが、明細行（仕訳）は作成されません。後続で他のメンバーに明細行（仕訳）の入力を任せたい場合におすすめです。
領収書提出依頼メールへの返信
カード利用者が、カード利用後に受信するメールに対してメール返信をします。
- メール本文・・・記録したい支出の情報を記述します
- 添付ファイル・・・アップロードしたい領収書のファイルを添付します
メール投稿の完了通知
返信したメールの処理が完了すると、完了を報告するメールがカード利用者に配信されます。
支出の詳細画面への反映について
アップロードされたファイルやメールの本文は、返信の対象となった支出の詳細画面で確認できます。証憑ファイルがアップロードされ、メール本文はアクションログに投稿されます。
なお、電子帳簿保存法に対応するためには、ファイルのアップロードだけでなく証憑としての情報登録も必要となります。詳細はこちらのヘルプページをご確認ください。